Spookfactuur

Een spookfactuur. Wat is het precies en hoe herken je zo’n factuur?

Wat is een spookfactuur?

Een spookfactuur is een factuur waar geen prestatie tegenover staat. Het zijn aanbiedingen/offertes van bedrijven. De lay-out van deze factuur ziet er echter zo uit alsof het lijkt op een factuur in plaats van een offerte. Alleen aan de hele kleine lettertjes kan je zien dat dit een offerte is en geen factuur. Daarnaast zijn er de gevallen waarin ongevraagd en zonder reden rekeningen worden toegestuurd die erg lijken op facturen van andere bekende ondernemingen. De fraudeur hoopt dat de ontvanger in de drukte de facturen voldoet.

Een spookfactuur heeft verschillende vormen:

Een aanbieding die qua lay-out lijkt op een factuur. Uit de kleine lettertjes blijkt dat het gaat om een aanbieding. In dit geval hoef je dus niet te betalen en je hoeft ook geen verdere maatregelen te nemen.

Een echte factuur zonder tegenprestatie. Je ontvangt de factuur zonder dat je opdracht hebt gegeven tot levering van een goed of dienst. Het kan zijn dat er sprake is van een administratieve vergissing of kwade opzet. Vraag in dit geval bij de afzender waarom je de factuur hebt ontvangen. Zonder een bewijs van jouw opdracht kunnen zij je nooit verplichten om te betalen.

Hoe herken je een spookfactuur?

Een spookfactuur herken je aan de kleine lettertjes. Er staat bijvoorbeeld: ‘Dit is een aanbieding, geen factuur’ of je komt het woord offerte tegen. Bijvoorbeeld: ‘Indien u met deze offerte akkoord gaat…’.

Hoe voorkom je dat je akkoord gaat met een spookfactuur?

Bekijk de facturen die je ontvangt altijd goed. Spookfacturen wekken vaak de suggestie dat er al een klantrelatie met je is, waardoor je op het verkeerde been gezet kunt worden. Voorkom dat je de dupe wordt van spookfacturen en acquisitiefraude en let goed op de volgende zaken bij vreemde telefoontjes of onaangekondigde facturen.

• Ga tijdens een eerste verkoopgesprek nooit akkoord met wat voor een aanbieding of opzegging dan ook. Doe nooit mondelinge toezeggingen en laat alles wat je wél zegt, door de verkopende partij zwart op wit zetten en per (regulier) post naar je opsturen.
• Controleer na dit eerste telefoontje met deze verkopende partij, of de dienst of het product waarvoor je bent gebeld, wel bestaat. En wat is de reputatie van dit bedrijf, bestaan er geen klachten over?
• Ga in je administratie na of je eerder contact hebt gehad met de partij waarvan de factuur afkomstig is en bekijk een factuur altijd goed, óók de kleine lettertjes. Instrueer ook je medewerkers altijd goed te lezen wat ze tekenen.
• Teken nooit voor een advertentieplaatsing als de verkoper je geen schriftelijke bevestiging wil geven van oplage, verspreidingsgebied en controleerbare doelgroep.
• Check bij het steunpunt acquisitiefraude of er een melding over het bedrijf staat geregistreerd. Is dit niet het geval en heb je alsnog je twijfels: neem contact op met het SAF. De medewerkers van dit fraudemeldpunt kunnen je adviseren en een melding aannemen, ook als het bedrijf al geregistreerd staat.